Ivy Lee's Secret: Den bedste opgaveliste-metode, som du aldrig vidste eksisterede

Dette 100 år gamle produktivitetshack er mere relevant i dag end nogensinde

Ivy Lee's to-do-liste er lige så relevant i dag

Vi går analogt i dag. Stick din telefon tilbage i lommen. Luk dine Evernote-filer og dine yndlingsapps. I dag skal vi slikke din opgaveliste en gang for alle.

Og det hele starter med et 100 år gammelt tip fra en managementkonsulent.

Opgavelister er blevet deres egen religion. Der er folk med farvede kuglepenne og kugjetidsskrifter. Der er GTD og et ting. Vi har hundrede forskellige systemer til organisering, planlægning og proppning af et hundrede kilo arbejde i en pund på to pund.

Arbejdet bliver større, mens tasken forbliver den samme.

Vi har alle 24 timer. Ligegyldigt hvem du er, eller hvor du er fra. Medmindre du dør midt på dagen, har du, mig, Warren Buffet, og barnet med limonadestativet alle tiders sames-størrelse.

I et øjeblik var multi-tasking et buzzword, indtil vi indså, at vores bevidste hjerner kun kan behandle en opgave ad gangen. Det viser sig, multi-tasking gør os mindre produktive (hvis du vil øge din underbevidsthed, skal du læse min historie nedenfor).

Takket være Gary Vaynerchuk som sin førende cheerleader, er vi i en æra af arbejdet (aka. Trængsel). Hvis vi bare kan arbejde sammen, vil vi knuse den anden person, og vi kommer ud på toppen.

Der er meget, der skal siges for trængsel. Når vi optimerer, strategiserer og proselytterer vores vej til et bedre liv, hvis verden ikke arbejder hårdt for vores håndværk, vil verden efterlade os - uden tvivl.

Vi ved også, at vi har brug for 7–8 timers søvn, eller det er mere sandsynligt, at vi dør af kræft, diabetes og hjertesygdom (Mayo Clinic og andre hjalp os med at lære det).

Så hvis vi ikke kan holde os ope hele natten og ikke kan gøre to ting på én gang, hvordan får vi det hele til?

I vandreture Ivy Lee ...

Charles Schwab plejede at være en virkelig big deal. Som en Rigtig stor aftale. I de tidlige 1900'ere var Schwab som præsident for Bethlehem Steel en af ​​de rigeste mænd i verden.

Vi havde brug for skibe til forsendelse og sprængning af ting. Vi havde brug for tog til forsendelse og transport. Den amerikanske infrastruktur blomstrede, og Bethlehem var der for at levere stål bag det hele.

Som legenden har det, ledte Schwab efter en måde, som de fleste forretningsfolk gør, til at få mere produktivitet fra hans virksomhed. Han vidste, at vi alle får den samme døgnåbne taske, så han var nødt til at finde en måde at gøre posen så effektiv som muligt.

Selv i de tidlige 1900'ere havde vi produktivitetskonsulenter. Schwab opfordrede til en anerkendt konsulent ved navn Ivy Lee, der også var en succesrig iværksætter.

Schwab sagde (parafaseret) "Gør os mere produktive."

Lee sagde (parafraseret), "sikker."

Ivy Lee bad om et par minutter med hver direktør og lovede, at han kunne vende tingene rundt. Charles Schwab accepterede betingelserne. Da han bad Lee om hans gebyr. Lee afviste betaling, bad Schwab om at give systemet tre måneder, og hvis Schwab fandt det nyttigt, at betale det, han troede, det var værd på det tidspunkt.

Igen, som sagnet har det, øgede denne metode produktiviteten så godt, Schwab sendte en uopfordret check til Ivy Lee for $ 25.000. I dagens dollars er det $ 449.861,31 i 2018 (ifølge inflationskalkulatoren på save.org). Ikke for lurvede til en eftermiddag med snak og et trick med et halvt ark papir.

Du kan også gøre dette. Ivy-metoden tager kun et minut at lære, fem minutter at implementere, og du behøver ikke at tilbringe et sekund i en stålfabrik (medmindre du vil).

Ivy Lee-metoden

Denne opgaveliste-strategi koster dig ikke $ 449.861,31. Det koster dig ikke mere end et gratis, kvart ark papir (eller ikke-foret 3 x 5-kort) og din yndlingspen.

Processen starter natten før din arbejdsdag.

  1. Aftenen før skal du skrive de seks vigtigste opgaver for den følgende dag. Skriv ikke mere end seks. Færre end seks er fint. Mange mennesker anbefaler tre.
  2. Nummer disse opgaver i rækkefølge af betydning. Nummer 1 skal gøres inden du går i seng, uanset hvad. Nummer to, mindre osv. Overfør denne liste til et 3 x 5-kort eller (hvad jeg bruger) et foldet, kvart ark papir. Dette passer nemt i en tegnebog, bukser eller skjortelomme. Se foto.
  1. Start din arbejdsdag med vare nummer en. Arbejd indtil du er færdig med en. Spring ikke til punkt to, indtil punkt 1 er færdig.
  2. Fysisk krydser hvert element, når du er færdig med det. Dette er vigtigt. Den fysiske krydsning udløser belønningscentre i din hjerne. Dette er en enkel måde at få dig selv til at færdiggøre den næste artikel. Se foto.
  1. Overfør eventuelle uafsluttede opgaver til dagens slutning til den følgende dags opgaveliste. Processen starter igen fra nul. Evaluer opgaverne i prioriteret rækkefølge.
  2. Øv denne proces i en uge. Nogle dage neglerer du hele listen. Andre, du vil ikke gøre mere end vare én.
  3. Ved ugens afslutning, hvis du konsekvent ikke er i stand til at udføre alle seks opgaver, skal du reducere din liste til fem og derefter fire, indtil du finder en liste over opgaver, du kan afslutte næsten dagligt. Tim Ferriss er berømt for at lave to-item to-do lister. Prøv at fortælle den fyr, at han ikke er produktiv.

Den analoge komponent er vigtig

Når vi bruger vores huskeliste i digitalt format, er der mindre mentalt ejerskab. Dette ligner grunden til, at kasinoer har os til at gamble med pokerchips, skubbe kort og symboler.

Når du fjerner den analoge, fysiske proces fra din opgaveliste, er der mindre ansvarlighed. Vi ignorerer de summende påmindelser og den konstante spærring af kalenderpinger. Når du har en papirliste, er det klart, hvilken opgave der er næste.

Ivy Lee-metoden er vildledende enkel.

Du bestemmer, hvad du vil udrette, og gør intet andet, før hver vare er færdigbehandlet i rækkefølge. Lad ikke enkelheden narre dig. Dette værktøj er $ 450 grand værd.

Denne liste over seks ting, der skal gøres, erstatter ikke din kalender eller alle planlægningsværktøjer på din telefon. Hver opgave er en påmindelse, intet andet end et par ord i en boks.

Hold det simpelt.

Ivy Lee-metoden fungerer, fordi den tvinger dig til at evaluere hver opgave. Gør du denne opgave, fordi den er sjov, eller fordi den bevæger dit arbejde fremad?

(Grib min gratis e-mail-masterclass. Få dine første 1.000 abonnenter.)

August Birch (AKA the Book Mechanic) er både en fiktion og ikke-fiktion forfatter fra Michigan, USA. August er en selvudnævnt værge for forfattere og skabere. Han lærer indieforfattere, hvordan man skriver bøger, der sælger, og hvordan man sælger flere af disse bøger, når de først er skrevet. Når han ikke skriver eller tænker på at skrive, bærer August en lommekniv og barberer hovedet med en barbermaskine.