Sådan arbejder du med freelance-klienter: de bedste kontrakter er dem, du aldrig behøver at håndhæve

Får du det med at handle med kontrakter? Foto af FuYong Hua på Unsplash

Jeg bliver ofte spurgt om, hvordan jeg håndterer freelance-kontrakter med mine designkunder. Hvordan jeg skitserer betalingsbetingelser, tidsrammer, leverancer, og hvad sker der af det hele går sidelæns?

Jeg bruger ikke meget tid på at tænke over det, fordi jeg ikke kan huske sidste gang, jeg havde en dårlig kunde, og jeg kan ikke huske, at jeg nogensinde måtte håndhæve en kontrakt i mit liv. Det gør mig sandsynligvis heldig, men jeg tror, ​​det er også fordi jeg arbejder smart, altid imødekommer eller overgår forventningerne og vælger klienter omhyggeligt.

Men trods dette bruger jeg kontrakter. De fleste af mine nye freelance-kunder har gennem de sidste 17 år underskrevet en form for formel aftale, inden vi startede vores projekt sammen. Så længe jeg kan huske, har jeg brugt en let tilpasset, generisk, digital designkontraktskabelon, som jeg downloadede for omkring 10 år siden, og næppe overvejede, hvad den siger.

Men for nylig har jeg stillet spørgsmålstegn ved værdien af ​​denne type kontrakt og har overgået til at bruge en meget enklere, mindre formel, almindelig sprogaftale med mine klienter.

De elsker det, ligesom jeg.

Det fik mig til at indse, hvor arkaisk min gamle kontrakt var. Chancerne er, at din kontrakt har mange af de samme mangler.

Hvad en kontrakt ikke burde være

Når jeg tænker på en kontrakt kommer et par ting op i tankerne. Det er normalt tæt og vanskeligt at læse, fyldt med juridisk jargon, der giver meget mening for en almindelig forretningsperson. Det har formelle definitioner af, hvem der er udbyder og kunde. Det skitserer normalt en liste over hvis / derefter erklæringer, der definerer, hvad der sker, hvis en af ​​parterne ikke overholder deres forpligtelser.

For eksempel, hvis kunden ikke betaler inden for 30 dage, kan udbyderen opkræve 5% rente. Hvis udbyderen ikke leverer inden en sådan dato, kan kunden tilbageholde betaling osv. Og den taler om, hvordan og hvornår en kontrakt kan annulleres af begge parter.

Det føles som om de fleste af kontrakten skitserer, hvad der kunne gå galt, snarere end hvad vi ønsker at gå rigtigt.

Jeg tænker på mine klienter som partnere med en fælles interesse i at nå deres forretningsmæssige mål med anvendelse af godt design. En kontrakt, der starter i den konfrontationelle tone, føles ikke som den måde, jeg ønsker at indlede et forhold til en ny klient-partner.

Så jeg har droppet alle sanktioner. Ikke en eneste omtale af, hvad der sker, hvis jeg ikke leverer, fordi jeg aldrig undlader at levere. Ikke et ord om, hvad der sker, når de nægter at betale til tiden, fordi den tanke ikke krydser sindet for den type klienter, jeg arbejder med.

Delvis skyldes det, at jeg kun arbejder med gode klienter. Jeg har opbygget det privilegium efter 17 års opbygning af et stærkt omdømme og stor efterspørgsel. Vi stoler på og værdsætter hinanden, så det er i begge vores bedste interesse ikke at kløbe forholdet.

Du lærer at genkende de røde flag og undgå at arbejde med klienter, der senere kan være problematiske. Og når du tænker over det, er disse problematiske klienter de eneste, du har brug for kontrakter med. Hvis du kun arbejder med gode kunder, har du overhovedet brug for en kontrakt?

Hvordan jeg strukturerer mine aftaler

For det første kalder jeg dem ikke for kontrakter. De er “aftaler”. Kontrakter er for indelukkede og konfronterende. Aftaler er venlige og åbne.

Jeg præsenterer mine aftaler som almindelige Google-dokumenter. Jeg vil have min klient til at føle, at det er et flydende, samarbejdsdokument, som de kan hjælpe med at forme gennem deres feedback. Ikke noget for poleret og officielt, som de skal betale deres advokat for at gennemgå.

Jeg har ikke nogen tunge definitioner eller generelle juridiske vilkår. Jeg kommer lige til de vigtige punkter: hvad jeg vil gøre for dem, hvornår jeg gør det, og hvad det vil koste.

Og vigtigst af alt er, at mine aftaler er på almindeligt sprog. Ligesom den stemme, jeg taler til dig nu. Høflig, professionel og lige op.

Her er en oversigt over, hvad jeg almindeligt inkluderer i mine freelance designaftaler:

  1. Hvem det kommer fra og hvem det er til.
    Eksempel: udarbejdet af Benek Lisefski til Bob Widgetburger - 1. oktober 2018
  2. Kontraktslængde - hvor lang tid forventes projektet at tage? Dette kan være en fast, forudbestemt længde med en bestemt frist - eller for længere projekter kan jeg give et estimeret interval.
    Eksempel: 1. oktober - 16. november (7 uger).
  3. Ansvar - hvilke slags opgaver forventes jeg at udføre under dette engagement?
    Eksempel: Web UX-wireframes, UI-design og front-end-kodning.
  4. Leveres - hvad bliver slutproduktet? Hvilken slags arbejde og filer vil jeg aflevere, når jobbet er afsluttet?
    Eksempel: Design præsenteret til feedback som PNG-forhåndsvisninger i InVision. Endelige design leveret som kildesketch-filer. Interaktionsstyleguide og responsiv designvejledning vil også blive leveret.
  5. Arbejdsbyrde - Hvor meget af min tid forpligter jeg mig til dette projekt? Jeg definerer normalt dette som time om ugen. Læs mere om, hvordan jeg afbalancerer min tidsplan og arbejdsmængder for at forhindre freelance rollercoaster.
    Eksempel: Jeg kan garantere mindst 10 timer om ugen og op til 15 timer om ugen.
  6. Retainer (valgfrit) - Hvis jeg arbejder på en holder, definerer dette, hvor mange timer om ugen der er inkluderet i den ugentlige holdersats.
    Eksempel: Du har 10-12 timer om ugen til min ugentlige basispris. Eventuelle timer over 12 pr. Uge faktureres som overskud.
  7. Omkostning - hvis jeg arbejder på en ugentlig holder er dette en ugentlig sats plus en indikation af timeprisen for overskydende over holdergrænser. Hvis jeg opkræver timen, er det en simpel timepris med et anslået samlet prisklasse. For mere om, hvordan jeg priser, se Lever værdibaserede priser op til hype.
    Eksempel: projektpris $ 1.500 pr. Uge + GST. ($ 10.500 + GST ​​for projektets varighed på 7 uger.) Dækning over 12 timer om ugen faktureres $ 130 per time + GST. Du får en ugentlig opdatering af holdertidsopdateringerne, så de ikke er nogen ubehagelige overraskelser over overdreven.
  8. Feedbackforventninger - Jeg fortæller mine klienter, at hastigheden af ​​deres feedback har en massiv effekt på projektets effektivitet og momentum.
    Eksempel: For at opretholde projektmomentum og ugentlige måltimer skal vi arbejde sammen for at gøre arbejdsbyrden så afbalanceret og konsistent som muligt, og feedback / revisionscyklen bevæger sig uden forsinkelser. Dette kræver design feedback inden for 24 timer eller mindre, medmindre der er aftalt et andet arrangement.
  9. Indbetalings- og faktureringsbetingelser - Jeg kræver altid en indbetaling for nye klienters, som jeg ikke har arbejdet med før. Intet beviser, at en klient er seriøs som en hurtig indbetaling. Jeg fakturerer månedligt og kræver hurtig betaling.
    Eksempel: Et projektindskud svarende til en uges sats ($ 1.500) forfalder inden projektets påbegyndelse. Jeg fakturerer månedligt for projektets varighed med hver betaling, der forfalder den 20. i den følgende måned.
  10. Udgifter - Jeg fortæller min klient, hvilke ekstra udgifter der kan opstå, hvilket er ekstraomkostninger, der kan overføres til dem.
    Eksempel: Eventuelle kreative udgifter, der skulle opstå, såsom fontlicenser eller lagerbilleder, vil ske på kundens regning, der skal diskuteres og aftales før køb.
  11. Mødetid - Jeg gør det klart, at alle møder (ud over vores gratis initial meet & greet, som sandsynligvis allerede er sket) faktureres ligesom resten af ​​min tid. Lange telefon- / videoopkald tæller også.
    Eksempel: Al tid brugt i møder eller anden udvidet kommunikation tæller med til vores ugentlige tilbageholdte timer. For møder uden for Auckland betaler klienten for alle nødvendige transport- og opholdsudgifter.
  12. Kredit og deling - Jeg er altid klar over, hvor, hvornår og hvordan jeg kan dele det kreative arbejde, vi producerer i løbet af dette projekt.
    Eksempel: Jeg forbeholder mig retten til at dele alt design design, jeg producerer til mine egne salgsfremmende formål, herunder, men ikke begrænset til, at offentliggøre det på min egen porteføljeside, Dribbble og Behance. Jeg vil ikke dele designarbejde, før det er live og offentligt synligt, medmindre jeg har din tidligere tilladelse til det.

Det er det! Intet jargon, fluff eller vilkår. Ingen nummererede klausuler og ingen formel signaturside. Min klient svarer normalt tilbage med et hurtigt ”ja, det lyder godt”, og vi er klar til at begynde.

Men, hvad, hvis noget går galt?

Måske har du en snusk klient, der ikke viser nogen af ​​de sædvanlige røde flag, og de overrasker dig at blive en smerte i røvet senere. Måske er de utilfredse med dit arbejde og nægter at betale. Nu sidder du fast ved ikke at kende din juridiske anvendelse, fordi du ikke havde kontraktvilkår, der definerer, hvad du skal gøre i denne situation.

Det kunne ske.

Men det vil det ikke.

Fordi du ikke vil levere mindre end tilfredsstillende arbejde, er du? Hvis det er en mulighed, skal du sortere din kvalitetskontrolproces først, inden du bekymrer dig om ordlyden i din kontrakt.

Og selvom de nægtede at betale eller på anden måde besluttede at handle uhensigtsmæssigt, giver dine lokale forbrugerlover normalt dig noget at anvende de betalinger, der er baseret på den afslappede aftale, du har haft, selvom det ikke eksplicit definerede vilkår for ikke-betaling. (Kontakt venligst en lokal advokat for at bekræfte omfanget af dette, da det varierer mellem lande og stater).

Hvis det er en risiko at bruge denne mere afslappede aftale, er det en, jeg med glæde er villig til at tage. (Folk som Kevin anbefaler overhovedet ikke at bruge en kontrakt!)

Hver del af din klientinteraktion tilføjer eller forringer deres samlede oplevelse. Hvis vi starter med vores forhold til en aftale, der er meget mindre "kontrakt", gør deres oplevelse bedre, hjælper det faktisk med at omdanne denne klient til en let og tillidsfuld partner.

Når du bygger dette partnerskab, bliver en kontrakt forældet.

Venligst klap, hvis du fandt dette værdifuldt, og følg mig for mere skrivning som dette, da jeg udfolder 17 års freelance forretningskendskab

Abonner for at få mine bedste artikler i din indbakke.

Denne historie kan også findes på solowork.co

Min anden skrivning om dette emne: